Samen leren met data: hoe 4mb en Psychologenpraktijk Perspectief kwaliteitsverbetering realiseren
Hoe pak je datagedreven werken in de ggz concreet aan? In dit artikel delen Evelien Roos, zorgadministrateur bij 4mb, en Marjolijn Vreeswijk, directeur/oprichter van Psychologenpraktijk Perspectief, hun ervaringen. Beide instellingen zetten data actief in voor kwaliteitsverbetering en leren daarbij van andere ggz-instellingen door hun ervaringen en data met elkaar te vergelijken. Zo laten zij zien welke meerwaarde datagedreven werken biedt voor hun dagelijkse werk en voor het verder verbeteren van de zorg.
“We gebruiken data om van te leren en de zorg in onze organisatie steeds verder te verbeteren,” aldus Marjolijn.
Ervaren meerwaarde
Bij Psychologenpraktijk Perspectief zit het werken met data vanaf de oprichting in het DNA. “We wilden het primaire proces vanaf de start goed volgen, zodat we op basis van data het effect van onze zorg konden meten en verbeteren,” vertelt Marjolijn. “We volgen data op drie niveaus: op cliënt-, behandelaar- en organisatieniveau. Zo maken we de zorg die we leveren inzichtelijk. Behandelaren kunnen samen met de cliënt in de behandelkamer nagaan of de klachten verminderen. Als dat niet het geval is, passen zij het behandelplan aan.”
Ook bij 4mb wordt data structureel ingezet, vertelt Evelien: “We gebruiken vragenlijsten actief in het contact met de cliënt en analyseren de uitkomsten op medewerkers- en organisatieniveau. Daarbij kijken we heel bewust naar verschillen in cliëntenpopulatie. Zo voorkom je dat je appels met peren vergelijkt.”
Het resultaat
Bij 4mb werd op basis van data onder meer gekeken naar de relatie tussen behandelduur en cliënttevredenheid. “We sturen actief op behandelduur,” vertelt Evelien, “Dat begint al met het scheppen van duidelijke verwachtingen aan het begin van het traject.” Cliënttevredenheid speelt daarbij een belangrijke rol. De inzichten uit de data-analyse leidden tot concrete aanpassingen. Zo is samen beslissen steviger verankerd in het behandelproces, wordt er meer aandacht besteed aan het betrekken van naasten en zijn de behandeldoelen SMARTer geformuleerd. “Daardoor zijn de doelen specifieker, beter meetbaar en makkelijker te evalueren,” aldus Evelien.
“Data gaf ons inzicht in patronen die we eerder niet zagen” – Evelien
Ook bij Psychologenpraktijk Perspectief leverde het werken met data concrete verbeteringen op. “Door het behandeleffect, de duur van de behandeling en doorlooptijd te vergelijken met andere ggz-instellingen, zagen we verschillen. We waren tevreden over het resultaat, maar merkten dat onze behandelfrequentie lager was dan bij andere instellingen. Omdat we weten dat die frequentie invloed heeft op het behandeleffect, besloten we deze te verhogen. Een bijkomend voordeel is dat daarmee ook de doorlooptijd wordt verkort bij gelijkblijvend aantal behandelingen, waardoor cliënten sneller zelfstandig verder kunnen,” vertelt Marjolijn.
“De kracht van een lerend datanetwerk zit juist in het leren van – en met – elkaar” – Marjolijn
Wat hebben jullie geleerd van deze werkwijze?
Een belangrijk inzicht voor beide instellingen: techniek hoeft geen belemmering te zijn. “Met de juiste inrichting en goede samenwerking met je EPD-leverancier wordt datagedreven werken juist eenvoudiger. Begin klein en breid het stap voor stap uit,” stelt Marjolijn.
Bij Psychologenpraktijk Perspectief kozen ze bewust voor de EPD van Zorgservice Groep, vanwege de flexibiliteit bij doorontwikkeling, de mogelijkheid tot automatiseren van vragenlijsten en de overzichtelijke dashboards. “Die tonen de acties voor de behandelaar en de resultaten op de KPI’s. Het systeem ondersteunt behandelaren actief en is daardoor een integraal onderdeel van het werkproces.”
Ook bij 4mb bleek de keuze voor het juiste softwarepakket cruciaal. “Het automatisch versturen en ontvangen van vragenlijsten bespaart veel tijd en verhoogt de kwaliteit,” aldus Evelien.
Daarnaast benadrukt Marjolijn het belang van een veilig leerklimaat in de organisatie waarin reflectie vanzelfsprekend is. “Behandelaren moeten zich gesteund voelen, ook als een behandeling niet goed loopt. Creëer daarvoor een structuur waarin zij met elkaar in gesprek gaan over hun behandelingen en elkaars expertise benutten. Bij Perspectief doen we dat met casusbesprekingen in locatieteams; door één-op-één begeleiding tussen regiebehandelaar en behandelaar en door supervisie aan te bieden. Ook wordt er veel samengewerkt door behandelaars bij onze kortdurende intensieve traumatherapie en bij groepsbehandeling. Vragenlijsten zetten wij in als hulpmiddel in dit proces van leren en verbeteren. De keuze van de ingezette vragenlijsten moet wel goed worden afgestemd op de cliëntpopulatie om zoveel mogelijk informatief te zijn voor cliënt en behandelaar. Dat vergroot het bereik.”
Tot slot adviseert Evelien: “Evalueer structureel. Objectiveren helpt om onderbuikgevoelens te toetsen en geeft richting aan echte kwaliteitsverbetering. Houd daarnaast altijd rekening met verschillen in populatie bij het interpreteren van data. Wat voor de ene doelgroep werkt, kan bij een andere groep heel anders uitpakken.”
Lessen uit de praktijk
– Vergelijk met andere instellingen om nieuwe inzichten op te doen.
– Investeer in automatisering van processen, zoals het verzenden van vragenlijsten.
– Creëer een veilig leerklimaat waarin reflecteren centraal staat.
Start met datagedreven kwaliteitsverbetering
Benieuwd hoe jouw instelling data kan inzetten voor kwaliteitsverbetering? Of wil je jouw praktijkverhaal met ons delen? Neem dan contact op met Marjolein Zegers om de mogelijkheden te bespreken via m.zegers@akwaggz.nl.