Hoe GGZ Oost Brabant ROM-vragenlijsten selecteert

Het gebruik van ROM-vragenlijsten heeft in het verleden tot veel discussie geleid, GGZ Oost Brabant heeft onder programmaleiders gepeild hoe zij hiermee verder wilden. Hieruit bleek dat zij ROM wilden blijven gebruiken en wel zo dat het voor cliënt én behandelaar nuttig zou zijn. We spreken met Hanneke Niels, GZ-psycholoog in opleiding tot specialist (GIOS) en Céline Albers, Stafmedewerker Kwaliteitszorg, over het proces dat GGZ Oost Brabant doorlopen heeft.

ROM ondersteunend aan behandeling, timing en keuze instrumenten

Programmaleiders willen met ROM werken
Céline: “Toen het niet meer verplicht was om ROM aan te leveren, hebben wij gezegd dat we er alleen mee door willen gaan als dat ook de wens van de behandelaar is. Samen met onze portefeuillehouder ROM heb ik een vragenlijst onder onze regiebehandelaren uitgezet. We wilden een beeld krijgen van de mate van implementatie van ROM ter ondersteuning van de dagelijkse zorgpraktijk. ROM bleek veel gebruikt te worden: ROM-scores worden teruggekoppeld aan cliënten, cliënten worden vooraf geïnformeerd over ROM en de ROM-scores worden gebruikt om het beloop te evalueren. Maar slechts in beperkte mate zoals het is bedoeld: het bieden van ondersteuning aan behandelaren en cliënten bij het verbeteren van individuele behandeltrajecten. De resultaten boden voldoende ruimte om ROM beter te implementeren als een instrument dat behandelaren en cliënten kan ondersteunen tijdens de behandeling. In een overleg met programmaleiders (inhoudelijke raad) is vervolgens vanuit onder andere ervaringsdeskundig- en programmaleider perspectief een aantal pitches gehouden over het belang van ROM in de dagelijkse zorgpraktijk. Toen is men het gesprek met elkaar aangegaan en bleek dat men ROM in wilde blijven zetten.”

Keuze van meetinstrumenten
“Programmaleiders gaven aan dat zij het belang inzagen van het gebruik van ROM. Toen zijn ze de discussie over de inhoud aangegaan.  De algemene lijsten die werden gebruikt, zijn niet heel nuttig voor gebruik tijdens de behandeling. Met elkaar kwamen ze tot de conclusie dat ze vragenlijsten wilden die iets toevoegen aan de behandeling. Ze besloten dat ze klachten, herstel en welzijn wilden meten en hebben voor de SQ48 en de MHC-SF gekozen. In principe worden beide lijsten bij alle doelgroepen gebruikt, tenzij het echt niet passend is. Daarnaast kiest elk programma, zoals bijvoorbeeld EPA, trauma, persoonlijkheidsstoornissen, zelf nog de stoornis specifieke vragenlijsten. Uitgangspunt is dat dit gevalideerde lijsten zijn.”

Timing van vragenlijsten
“Ook definieerden de programmaleiders met elkaar wat relevante meetmomenten zijn. Juist omdat het niet meer verplicht was keken zij naar wat de beste timing is ter ondersteuning van de behandeling. Ze concludeerden dat ze de vragenlijsten in ieder geval elke drie maanden wilden afnemen, om zo ook tijdens de behandeling bij te kunnen sturen,” aldus Céline.

Hanneke: “Aan het begin van de behandeling meet ik het liefst elke maand. Juist in de eerste drie maanden gebeurt er veel met een cliënt en zijn de uitkomsten relevant om de behandeling tijdig bij te sturen.”

Hoe het Depressie Expertise Centrum – Jeugd ROM inzet

Hanneke is als projectleider betrokken bij het selecteren en het implementeren van ROM in het Depressie Expertise Centrum – Jeugd (DEC-J). Dit heeft onder andere geresulteerd in een dagboek dat jongeren om de dag invullen, naast de ROM-vragenlijsten.

TOP GGZ Kind & Jeugd: inbedding in de organisatie
Hanneke: “We hebben voor alle teams van het DEC-J een kick-off van een uur georganiseerd om iedereen mee te krijgen en te laten zien hoe nuttig het kan zijn. Centraal daarin stond dat ROM geen extra belasting is, maar juist iets dat tot een kortere en meer efficiënte behandeling kan leiden. Ook praktisch hebben we alles goed geregeld. Het secretariaat verstuurt bij iedere intake de vragenlijsten naar onze cliënten. Deze worden daarna automatisch elke drie maanden gestuurd. Als vragenlijsten niet worden ingevuld, verstuurt het secretariaat een reminder naar de cliënt. Ook is er een flyer gemaakt voor cliënten waarin we het hoe en waarom van deze vragenlijsten uitleggen. Wat we nu nog heel graag willen is een reminder voor de behandelaar wanneer een nieuwe vragenlijst is ingevuld, zodat de behandelaar weet dat deze besproken kan worden.”

“De ROM-vragenlijsten zijn ook een vast onderwerp van gesprek tijdens de evaluatie van cliënten in het MDO. Op deze manier worden de metingen ook gebruikt om het uitgezette behandelbeleid te toetsen. Daarnaast wordt het hierdoor ook meer vanzelfsprekend om tijdens de behandeling de ingevulde vragenlijsten met de patiënt te bespreken. In alle hectiek kan dat nog wel eens vergeten worden. Uit onderzoek blijkt dat het regelmatig meten en bespreken van vragenlijsten met cliënten leidt tot kortere en efficiëntere behandelingen. Dit effect is bij de cliënten die onvoldoende lijken te kunnen profiteren van de behandeling het sterkst. Er wordt vaak gedacht dat ROM extra tijd kost. Maar zodra collega’s de meerwaarde voor de behandeling ervaren, gaan zij ROM meer gebruiken. Het meer specificeren van ROM voor de doelgroep is hierin ook ondersteunend, omdat de ROM-data veel beter te koppelen zijn aan de evaluatie van de behandeldoelen.”

Bespreken van feedback met de cliënt
Hanneke: “Voor deze specifieke groep jongeren in de leeftijd van 12-23 jaar met chronische depressie, wilden we een evaluatiesysteem opzetten. Vanaf de start hebben we onze cliënten betrokken bij het opzetten van dit evaluatiesysteem. Naast literatuuronderzoek hebben we ons onder andere laten inspireren door prof. dr. Wolfgang Lutz van de Universiteit van Trier, hij is pionier op het gebied van patiëntgericht feedbackonderzoek en personalisatie van behandelingen.  We werken voor deze specifieke groep met Feedback Informed Treatment (FIT), waarin het bespreken van feedback met de cliënt onderdeel is van de behandeling. Tijdens het ontwikkelproces hebben we cliënten gevraagd wat zij belangrijk vinden en wat er gemeten moet worden, hoeveel tijd ze eraan willen besteden en of het mogelijk is om regelmatig een dagboekje in te vullen. En ook is rekening gehouden met de wens van de behandelaren.”

Uitkomsten dagboekje wekelijks bespreken
“Met al deze input hebben we uiteindelijk een app ontwikkeld voor het dagboek, die onze cliënten om de dag invullen. Dat kost hen 2 minuten. De vragen gaan bijvoorbeeld over stemming, angst en dagelijks functioneren. De ingevulde gegevens zijn in grafieken zichtbaar in het EPD. In elke sessie kijk je met de cliënt naar de grafieken en leg je verbanden. Zo kan je in de grafieken bijvoorbeeld zien dat een cliënt een negatieve stemming had op een dag dat de cliënt vooral negatieve coping heeft toegepast. Dit kan dan een onderwerp zijn waar je in de therapie aan gaat werken. Aan de hand van het dagboekje bespreken we of dat wat geleerd is in de therapie, ook lukt om toe te passen in de dagelijkse praktijk. Het geeft snel en duidelijk inzicht in het verloop van klachten en van het therapieproces en juist ook in de aandachts- en knelpunten,” licht Hanneke toe.

“Naast het dagboekje dat gebaseerd is op de PHQ-4 vullen onze cliënten en hun ouders elke 3 maanden de ROM-vragenlijsten in. We meten depressie onder ouders en cliënten met de vragenlijst IDSSr of CDI-2. Daarnaast wordt er een coping vragenlijst afgenomen en de generieke vragenlijsten waarvan binnen GGZ Oost Brabant is afgesproken dat iedereen die afneemt.  Ook tijdens ons MDO besteden we aandacht aan hoe je de uitkomsten van het dagboekje kan bespreken met je patiënt. Inmiddels zijn we een half jaar verder en kunnen we cliënten, ouders en andere betrokkenen vragen wat het heeft opgeleverd.  De resultaten van de eerste focusgroep met patiënten zien er veelbelovend uit.”

Meekrijgen van behandelaren en breed ingezet
Hanneke: “Voor het invoeren van de dagboeken met ROM-vragenlijsten hebben we verschillende ludieke activiteiten uitgevoerd, zoals het bakken van taarten of het verloten van een workshop van Scott Miller voor de behandelaar met de meeste dagboeken. De sturing vanuit het management, de faciliterende rol van ICT en kwaliteitszorg én het bewijs dat het de behandeling verbetert, lijken uiteindelijk de factoren die het meeste bijdragen aan het meekrijgen van onze collega’s.”

“Mooi is dat de dagboekjes inmiddels ook buiten DEC-J met succes worden ingezet. Het werkt denk ik zo goed omdat cliënten op een laagdrempelige manier hun klachten kunnen registeren. Daardoor kan een behandeling ook beter op de persoon worden afgestemd.”

Toekomst ROM: dashboard en gepersonaliseerd behandelen

ROM-vragenlijsten niet alleen tijdens de behandeling
Céline: “We krijgen steeds meer vragen van bijv. programmaleiders voor geaggregeerde ROM-data omdat zij inzicht willen in gegevens op bijvoorbeeld teamniveau. Voor de toekomst willen we dat dat ROM-gegevens op o.a. teamniveau in het dashboard staan en deze gegevens structureel beschikbaar zijn.”
“Vanuit een aantal programmaleiders krijgen we ook terug dat ze graag inzicht willen in de effecten van behandeling. Een andere vraag is om te gaan werken met voorspellers. Iedereen binnen de organisatie wordt steeds enthousiaster. Er komen steeds meer vragen voor ROM-lijsten en ROM-gegevens omdat veel collega’s meer willen doen met ROM.”

Gepersonaliseerd behandelen
Hanneke: “De afgelopen 50 jaar zijn veel nieuwe therapieën ontwikkeld en geen enkele is bewezen gemiddeld effectiever dan anderen. Mijn overtuiging is dat met gepersonaliseerd “on the spot” behandelen, de behandeling effectiever kan worden. Daar is winst te behalen en daar hebben we ROM hard bij nodig.”

Bekijk alle vragenlijsten voor de ggz in de ROM Bibliotheek van Akwa GGZ.
Wil je ook leren en verbeteren met vragenlijsten? Kijk hier hoe dat kan.

Contact

  • Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.