Met data leren bijsturen

 

Dashboard maakt stagnatie en herstel zichtbaar

Marthe legt uit dat het project loopt binnen de specialistische ambulante zorg voor volwassenen. “Het project bestaat uit drie onderdelen: een training, dashboard en multidisciplinaire overleggen. In de training Stoppen met behandelen staan behandelaren stil bij het gebruik van data en krijgen ze inzicht in belangrijke factoren voor de besluitvorming rondom de afronding of het vervolg van een behandeling. Tijdens de MDO’s staan behandelaren stil bij de complexiteit van een stagnerende behandeling. Dat doen ze onder begeleiding van een collega uit een ander team, die werpt een frisse blik en denkt mee over hoe de stagnatie doorbroken kan worden.”

Daan vertelt dat het dashboard uit drie onderdelen bestaat:

1. Caseload – laat in detail zien hoe de caseload van een team eruitziet.
2. Tijdig bijsturen – signaleert cliënten (cliënten die al langer in zorg zijn (minstens twee jaar), verschillende soorten medicijnen gebruiken, meer dan 25 zorguren per jaar ontvangen en minstens één zorg afstemmingsgesprek/MDO per maand hebben of een keer zijn opgenomen in het afgelopen jaar) die op basis van de uitkomsten uit herstelvragenlijsten stagneren.
3. Tijdig afronden – signaleert op basis van uitkomsten uit Herstel in beeld-vragenlijsten cliënten die hersteld zijn.

Marthe: “Voor cliënten die in beeld komen op het tabblad Tijdig bijsturen vragen we ons af waarom ze stagneren. Door ze samen te bespreken, kunnen we evalueren of we passende zorg bieden en vervolgens gerichter actie ondernemen. Voor cliënten die naar voren komen op het tabblad Tijdig afronden is het te kort door de bocht om te zeggen dat deze behandelingen allemaal afgerond kunnen worden, maar het is wel belangrijk om daar stil bij te staan en te kijken wat is er nog nodig om tot afronding over te gaan.” Daan vult aan: “Het herinnert teams eraan dat er genoeg cliënten zijn die hersteld zijn — een belangrijk tegenwicht voor de focus op stagnerende trajecten.”

De eerste stappen naar een lerende praktijk

Daan vertelt dat de implementatie van het project per team verschillend verloopt: “Veel teams en zorgprofessionals zijn enthousiast, maar er zijn ook teams waar het nog niet goed van de grond komt. In teams met een hoge werkdruk en veel verloop voelt het project soms als iets extra’s, terwijl ik juist zie dat het kan helpen om overzicht te krijgen en druk te verlichten. Zo kun je het tabblad Tijdig afronden gebruiken om te bespreken welke behandelingen mogelijk afgerond kunnen worden om ruimte te creëren om werkdruk te verlichten of wachtende cliënten te laten instromen.” Marthe vult aan: “We benadrukken in de teams dat het niet om goed of fout gaat of dat we iemand op de vingers willen tikken, maar om de teams te faciliteren. We willen het normaliseren dat je samen leert, ook bij stagnerende casuïstiek. Dat komt zowel de cliënt in zorg als de wachtende cliënt ten goede.”

De resultaten van het project Tijdig Bijsturen als geheel laten een beginnende cultuurverandering zien, vertelt Marthe: “Uit herhaalde enquêtes, die we een half jaar en een jaar na de training Stoppen met behandelen afnemen, blijkt een groeiend bewustzijn van onze maatschappelijke opdracht: het afwegen van individuele zorg tegen de beschikbare capaciteit voor wachtenden. Die verandering wordt ook zichtbaar in de dagelijkse praktijk. Behandelaren ervaren meer grip op hun besluitvorming, teams praten opener over stagnatie en zoeken samen naar oplossingen. Het dashboard helpt om dat gesprek concreet te maken en echt beweging op gang te brengen. We zien vaker herdiagnostiek, doorstroom naar andere zorgvormen zoals de leefstijl- of medicatieafbouw-poli, en meer aandacht voor behaalde successen.”

Een andere manier van kijken: leren van data in de zorgpraktijk

Terugkijkend op het project benadrukken Marthe en Daan dat het eigenaarschap bij behandelaren zelf moet liggen, niet bij managers. Marthe: “Het dashboard is geen management tool, maar een praktisch en actiegericht hulpmiddel dat aansluit bij het werk van behandelaren. Iedereen kan de uitkomsten nu zelf inzien — regie- en medebehandelaar — en dat maakt het echt van het team.” Daan vult aan dat er gaandeweg het project in elk team één behandelaar als aandachtsfunctionaris is aangesteld om de uitkomsten uit het dashboard te agenderen en het gesprek daarover levend te houden: “Het helpt als een behandelaar uit het team affiniteit heeft met data en anderen enthousiast weet te maken. Tijdens bijeenkomsten met aandachtsfunctionarissen merken we dat het dashboard nieuwsgierigheid aanwakkert en aanzet tot actie.”

De introductie van het dashboard laat zien hoe belangrijk het is om zorgprofessionals te ondersteunen in een andere manier van kijken. Marthe: “De training Stoppen met behandelen speelt daarin een sleutelrol: Behandelaren zijn opgeleid om individuele cliënten te helpen, niet om op teamniveau naar data te kijken. De training helpt hen om dat perspectief te verbreden.” Daan: “Behandelaren gaan vaak af op hun klinische blik in besluitvorming rondom afronding van zorg. Het betrekken van de data in het dashboard in deze besluitvorming is van grote meerwaarde.”

Hoewel de implementatie nog gaande is, kijken Marthe en Daan met vertrouwen vooruit. Marthe: “Het dashboard is net doorontwikkeld met nieuwe filters en extra informatie over herstelmetingen, en we verkennen uitbreiding naar kind- en jeugdteams. “We leren voortdurend”, vult Daan aan, “ook van onze eigen hobbels. Het vraagt geduld en timing, maar we staan volledig achter deze aanpak. Het dashboard, de training en de MDO’s zijn middelen die ons als geheel helpen een betere besluitvorming te faciliteren. Hier geldt echt dat het geheel meer oplevert dan de som der delen. Zo groeit stap voor stap een lerende cultuur waarin zorgprofessionals gezamenlijk verantwoordelijkheid nemen voor passende en doelmatige zorg.”

Maak datagedreven leren onderdeel van je dagelijkse praktijk

• Wil je zelf aan de slag met datagedreven kwaliteitsverbetering, bekijk onze werkkaarten ‘Kwaliteitsdoelen halen met behulp van data’ en ‘Succesvolle datagedreven organisatie”
• Wil je sparren over hoe jouw team met data kan leren? Neem contact op met Marjolein Zegers om de mogelijkheden te bespreken via zegers@akwaggz.nl.

Meer verdieping over ‘afronden van de behandeling’